ما در عصری زندگی می کنیم که عصر شگفت انگیز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غیرقابل باور فناوری و خلاقیت است . با عمومیت یافتن سریع دسترسی به کامپیوتر ها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پیشرفته هیچ کشوری نمی تواند اقتصاد قرن بیست و یکمی را بدون زیر ساخت الکترونیکی قرن بیست و یکمی اداره کند ( رنجی جیفرودی ، 1387)  .

سازمان ها را در سبز فایل از بکارگیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیشرفته و گزیری نیست و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند (جراحی ، 1383 ) .

طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است و بسیاری از سازمان ها ، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستم ها از خود نشان می دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و بکارگیری این سیستم ها صرف نمایند . اما باید بررسی نمود که چنین سیستم های اطلاعاتی تا چه اندازه توانسته به مدیران سازمان ها در بهبود تصمیم گیری ، کاهش مکاتبات اداری، بهبود ارتباطات سازمانی کمک نماید و آیا توانسته چنین سیستم هایی انتظارات مدیران را برآورده نماید( رنجی جیفرودی ، 1387)  .

امروزه در هر اداره یا سازمانی یکی از مشکلات بزرگ برای کارمندان و مراجعین طریقه مکاتبه و
نامه نگاری است و پیگیری این مکاتبات به روش های سنتی است که با توجه به توسعه سازمان ها این روش های منسوخ جوابگوی نیازهای کنونی نمی‌باشد . اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بروکراسی اداری است ، ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد . اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار کامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آنها در یک سازمان نمی باشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری  جدید است که به مدیران و کارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فناوری اطلاعات‌آشناگردند ( مهدیان ، 1388 ) .

1-2–بیان مسأله

امروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی ،تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند ، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملاً خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود ( موسوی مدنی و نوروزی ، 1385 ) .

حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند ، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است . وجود نظام اداری غیر مکانیزه در قسمت مکاتبات اداری سازمان ها باعث بروز مشکلاتی از قبیل زمان بر بودن مکاتبات و تحت کنترل نبودن

 گردش و نظارت بر مکاتبات و … می شود ( همان منبع ، 1385 ) .

مکانیزم های قدیمی اطلاعات مدیریت ، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی توان در بر خورد با مسائل بغرنج ، صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود متکی بود . اداره امور به شیوه های موثر و کار آمد ، مستلزم پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که  با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را سخت می سازد ( رنجی جیفرودی ، 1387)  .

با ورود کامپیوتر ، عملکرد سازمان ها به صورت بنیادین دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب این دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از این وسیله ، رشد و توسعه سیستم های تکنولوژی اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونیکی  را در اولویت کار خود قرار داده ا ند ( اسلایت ، 2002 ) .

اتوماسیون اداری ، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و نیروی انسانی در سازمان می باشد . راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد . دراین فرایند ، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و … عملی می گردد (کریمی زند ،  1388 ) .

همچنین با بهره گرفتن از امکانات فوق العاده قوی SharePoint در جستجو ، امکان یافتن هر مستند در هر لحظه به صورت Online امکان پذیر می شود . همچنین تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود ( یاراحمدی ، 1387 ) .

به همین منظور در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر عملکرد پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی مورد بررسی قرار می گیرد

1-3–اهمیت و ضرورت تحقیق

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت ( رنجی جیفرودی ، 1387 ) .

با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری بسیار بالا می باشد وجود یک سیستم نامناسب اداری باعث اتلاف زمان و صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ورشدن سازمان می شود . تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها را کاهش دهد و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .

امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد ، نامه ها و پرونده ها وجود دارد ؛ به ویژه در زمان
جا به جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر که با قرارگیری در قالب یک سازمان الکترونیکی و استفاده از سیستم اتوماسیون اداری  کارآمد زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد ( کریمی زند ، 1388 ) .